档案管理与使用是一个比较古老的话题，传统的档案管理主要是采用手工方法进行档案的录入、整理、查阅、借还等工作，馆内档案的运输及上架工作也主要是利用人力搬运，工作效率极低，难以满足现代社会的需求。

随着科技的迅速发展，时间的推移，档案的数量不断增多，每个单位都建立自己的档案保管与利用制度，有些大单位还建有专门的档案馆。在经济发展的大浪潮中，人们越来越重视对档案资料的利用，以缩短研究开发时间，提高工作效率。但目前档案管理、利用的手段是比较原始的，档案不齐全，寻找时间长，无法适应现代社会的需求，无法满足用户的需求。档案馆的基础设施严重落后，有的档案馆库房中连好一些的温湿度计都没有，库房温湿度根本无法进行有效控制。高温高湿季节，库房温湿度明显超标，严重影响了档案的科学安全保管，大量五、六十年代形成的档案已出现字迹褪变，纸张分解的危险迹象。“重保管、轻利用、消极等待、被动服务”的传统方式，满足于“不丢不坏有人在”，以致目前档案利用率太低，与日新月异的改革开放大潮很不协调，与突飞猛进的经济建设形势不相适应。据调查，有的档案馆10年仅提供利用五六百卷档案，平均每周只提供利用1卷左右。

不但国内档案保管的现状不尽人意，许多国家的档案保管与利用也同样面临着困难。世界zui大的美国国会图书馆，藏书中约有600万册图书面临危机，有200万册图书处于不能提供读者使用的状态。如不及时采取补救措施，许多珍贵档案的损坏，将造成人类文化财富的巨大损失。

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